22голосов

как правильно хранить архивные справки?

7 Ответы

22голосов

Архивные документы и справки подлежат особому хранению. При этом хранить документацию (и бухгалтерские и государственные) необходимо и на бумаге и в компьютере. По умолчанию все документы находятся в архивах до 5 лет. Некоторые наиболее важные хранят на протяжении 10 лет: годовые отчетности, ежегодные статистические отчеты, налоговые декларации и др. Но существуют документы, которые вообще не подлежат уничтожению, к таким относятся, например, документы, в которых указаны данные о бывших сотрудниках предприятия. Руководитель предприятия должен самостоятельно обеспечить хранение архивных документов. Если же было принято решение ликвидировать организацию, то всю документацию необходимо передать в муниципальный или государственный архив. Рассмотрим основные правила хранения архивных документов и справок. 1). В помещении не приемлем открытый дневной свет, лучше если окна выходят на северную сторону, а лампы искусственного освещения нужно обязательно закрывать плафонами. 2). Во-вторых, необходимо соблюдать температурный режим и следить за уровнем влаги в помещении — они имеют очень большое значение. Эти показатели можно контролировать с помощью специальных приборов. Резкие перепады температуры или высокая влажность губительно сказываются на бумаге. 3). Необходимо обеспечить должные санитарно-гигиенические нормы, соблюдать герметичность помещения, периодически проветривать, проводить уборку хранилища (в том числе и влажную), не допускать появления грызунов, плесени, грибка. 4). Не нужно забывать и про охрану помещения, где находятся архивные документы, они должны быть защищены от посторонних лиц и находиться в отдалении от рабочих кабинетов сотрудников. Документы в архиве должны быть четко структурированы, иметь указатели и ярлыки. Полки и стеллажи также должны иметь свою определенную нумерацию.

17голосов

Если у вас есть знакомые сотрудники архива — спросите у них

25голосов

Adriefyn Очки1340
Для архивного помещения выделяют отдельную комнату, обеспечивают все необходимые условия, охрану документов, безопасность, поддерживают в помещении температурный и световой уровень, обеспечивают чистоту и т. д.

13голосов

Все архивные документы хранятся от года до 75 лет, в зависимости от их назначения, а уж сохранность должно обеспечить руководство компании или же сдать все документы в муниципальный архив при закрытии фирмы

27голосов

Архивные справки хранятся в архиве

28голосов

Сотрудники архивов сами знают

25голосов

Богдан М Очки73910
0,050866265

Пожалуйста, войдите или зарегистрируйтесь для публикации ответа на этот вопрос.

Знаете кого-то, кто может ответить? Поделитесь ссылкой



Активность


...