16голосов

как правильно оформлять реестр документов?

6 Ответы

24голосов

Даже если у вас совсем небольшое предприятие правильная организация документооборота, грамотная классификация всех бумаг и их сортировка существенно упростят вам жизнь. Реестр документов лучше всего формировать по принципу «подобное с подобным». Первым делом рассортируйте все документы, разделите их на схожие категории – прием товара, чеки, приказы, распоряжения и т.д. Для каждого типа лучше завести свою папку или отдельную полку, если их много. Лучше всего подшивать документы в хронологическом порядке - это общепринятый образец. Важно сделать опись каждой папки. То есть сделать своего рода таблицу, где нужно указать, какие именно документы содержатся в папке, их наименование, откуда пришли документы, или для какого отдела они предназначены. Иногда к этим данным добавляют пункты «Ценность» или «Срочность» в зависимости от нужд конкретной организации. Важно составить реестр так, чтобы вы получали достаточную информацию уже из самой этой таблицы, а не рылись бы каждый раз во всей папке, перелистывая сотни страниц. Для ускорения поиска имеет смысл присвоить каждому документу номер, причем так, чтобы часть номера уже отражала собой тип документа (то есть, папка с заявлениями или папка с приказами), а затем уже следовал бы конкретный порядковый номер документа в этой папке. Иногда реестры составляют по срокам хранения – постоянная или временная документация, по назначению – оригиналы или копии, по срокам исполнения распоряжений – срочные и не срочные, и т.д. Все зависит от необходимости, которая диктуется деятельностью именно вашей организации.

18голосов

Sorvigolova Очки1300
Реестр – это по сути опись, вот и составьте ее

21голосов

Яна Зыкова Очки60490
Рассортируйте документы и подпишите шапку папки

19голосов

Когда документы разберете по папкам, сделайте заглавную таблицу, где напишите, что за документы в этой папке, зачем они, куда и т.д.

23голосов

Андрей Очки64420
Сейчас даже фирмы есть, которые реестры составляют, но как по мне с этим справится любой толковый помощник или секретарь

30голосов

Miroslav Al Очки57890
Главное сделать так, чтобы вы могли быстро найти любой документ не залезая в сотни папок. А как именно будете это делать – ваше дело


Активность


  • Fenics получил награду 15 Июнь

    Активный - Последний раз был онлайн более чем 90 д…
  • Артём Кузиков получил награду 15 Июнь

    Активный - Последний раз был онлайн более чем 90 д…
  • DanielaLilly получил награду 25 Май

    100 Очков - Поступило всего 100 баллов…
  • DanielaLilly получил награду 25 Май

    Подтвердил личность - Успешно подтвержден e-mail…
  • CelestaChidl получил награду 25 Май

    100 Очков - Поступило всего 100 баллов…
...