Answer 1

Письмо-заявка – это деловое письмо, которое заполняется в случае, если одна организация желает получить какие-либо услуги или продукцию от другой организации. На основании данного письма, так как оно является первичным документом, составляется заказ или договор. Его оформление носит произвольный характер, но информация, предназначенная для фирмы-поставщика, должна быть изложена четко, конкретно, последовательно. Письмо-заявка на запчасти заполняется в электронном виде на фирменном бланке предприятия. Посередине листа пишется название документа: «Заявка на закупку запчастей». Под названием фиксируется дата заполнения письма-заявки. Затем идет фраза, отображающая просьбу о поставки необходимых деталей, например: «Просим Вас предоставить нам следующие детали» или «Направляем Вам на рассмотрение заявку о поставке следующих запчастей». Далее указывается адрес организации, нуждающейся в запасных частях, а следом информация о представителе фирмы-заказчика, который является ответственным лицом: его фамилия, имя, отчество, паспортные данные, контактный телефон, примечания. Ниже формируется таблица с указанием в ней перечня наименований необходимых запчастей, их модели, года выпуска, серийного номера, требуемого количества, цены единицы детали и суммарной стоимости согласно необходимому количеству. Под таблицей составитель заявки ставит свою должность, подпись, фамилию и инициалы. Руководитель организации также должен заверить данное письмо своей подписью и печатью. Оформленное письмо-заявка на запчасти регистрируется в журнале исходящей документации предприятия.