Котировочную заявку подает фирма, участвующая в тендере. Она заполняется либо в письменном, либо в электронном виде. Подается заявка в точные сроки, указанные в условиях проведения тендера и только в одном экземпляре. Котировочная заявка заполняется на фирменном бланке организации. На первом листе указываются наименование заявки, чего именно она касается. Прописывается полное название предприятия, его юридический и фактический адреса, телефон, факс, адрес электронной почты, емейл. Сообщаются банковские реквизиты (ИНН, расчетный счет, ОКВЭД, ОКПО, КПП, ОГРН, ОКАТО). В конце необходимо указать фамилию, имя, отчество руководителя и главного бухгалтера, под которыми они должны проставить свои подписи. На следующем листе заявки размещается котировочная таблица, включающая в себе перечисление товаров или услуг, выставляемых на тендер. Здесь нужно прописывать о них краткую информацию: каков их характер, в каком количестве, их преимущества на современном рынке, цену контракта. Чем креативнее и привлекательнее будут условия, отраженные в заявке, тем больше шансов у заказчика победить в тендере и получить выгодный государственный заказ. На уже оформленной котировочной заявке руководитель фирмы должен поставить дату, подпись и печать. Заявка регистрируется секретарем в журнале исходящей документации. Когда заявка полностью готова, ее подают на рассмотрение в комиссию. Если для всех фирм-заявителей предоставлены одинаковые условия, то в тендере побеждает тот участник, который раньше всех подал заявку.