В любой организации имеющей в своём штате сотрудников, занимающихся документооборотом должно соответствующим образом обустроено место хранения рабочих документов. Это может быть как специализированный шкаф для хранения документов, так и обычная стеклянная тумба. Все документы должны храниться в соответствующих папках, оформленных соответствующим образом. От специфики оформления данных папок зависит внешний вид кабинета и, соответственно, престиж компании. Сами папки должны быть заказаны в специализированном магазине, занимающимся поставкой канцелярских товаров. Папки должны быть хорошего объёмного качества, с защитой от влаги, при возможности не пожароопасные. В зависимости от степени деятельности организации подбирается и цвет папок, так как он должен хорошо вливаться в интерьер помещения и условно обозначать специфику деятельности организации. На каждой конкретной папке должна присутствовать информационная этикетка, которая будет позволять понять какая категория документов находиться в каждой папке. Если у каждого сотрудника организации имеется своя именная папка с документами, то целесообразно было бы произвести наклейку на неё фотографию- это очень удобно, когда сотрудников в организации много и когда не каждого знаешь в лицо, а только по анкетным данным. Имеются варианты папок в виде ячеек с кодовым замком, но они не требуют специфичного оформления. Для них достаточно подготовить номера и провести наклейку в центре ячейки. Такие папки не всегда очень удобны и подходят только для специализированных организаций.